Wie Sie Zeiträubern keine Chance lassen

von Mirko Holzer

Marketing ist wohl der stressigste Job der Welt. Doch nüchtern betrachtet machen sich viele Marketingabteilungen das Leben oft selbst schwer. Das lässt sich an einem häufig auftretenden Szenario verdeutlichen: Es werden schnell Texte und Grafiken für eine Publikation benötigt. Eigentlich keine zeitaufwändige Aufgabe, da auf bestehendes und vor allem Corporate-Identity-(CI)-konformes Material zurückgegriffen werden kann. Aber genau hier fängt die Ratlosigkeit an. Sind die Informationen abgelegt worden oder schlummern sie noch in irgendeinem Posteingang? Findet man nichts im Posteingang, so sind die Informationen mit großer Wahrscheinlichkeit abgelegt und die Suche nach dem richtigen Verzeichnis kann beginnen. Ist der relevante Ordner ausfindig gemacht, steht man vor dem nächsten Problem – eine Vielzahl an Dateien ohne klare Bezeichnung. Und im schlimmsten Fall liegen die aktuellen Dateien vielleicht sogar lokal auf dem Rechner eines Mitarbeiters – ohne direkte Zugriffsmöglichkeit. Erst nach langer Recherche kann die eigentliche Arbeit beginnen: Die Inhalte werden an die Gegebenheiten angepasst.

Müssen neben Texten auch Grafiken angepasst werden, wird es häufig noch schwieriger. Grafikabteilung oder Werbeagentur müssen gebrieft werden und die grafische Umsetzung erfordert zusätzlichen Abstimmungsbedarf. Ist das Dokument umgesetzt, kann es zur Korrektur und Freigabe geschickt werden. In der Regel erfolgen Korrekturen handschriftlich auf dem gedruckten Dokument. Ein langes und unübersichtliches Hin und Her ist vorprogrammiert. Nach mehrmaligen Korrekturen und Freigaben ist das Dokument schließlich fertig gestellt, die Publikation geht in Druck und das Projekt ist abgeschlossen. Ganz sicher? Sollte das Dokument nach Fertigstellung nicht ordnungsgemäß abgelegt werden, damit andere Marketing-Mitarbeiter auch davon profitieren? Klingt in der Theorie hervorragend, aber im Alltag eines Marketingverantwortlichen ist der Tag oft nicht lang genug, um noch Ablage zu betreiben. Ehe man sich versieht, vergisst man die zentrale Bereitstellung der Dateien und der ganze Stress fängt von vorne an.