8 spannende Funktionen, die du in Microsoft 365 kennenlernen solltest!

Microsoft 365 von Microsoft ist eine Zusammenfassung von Apps, die dir dabei helfen, effizienter zu arbeiten, mit verschiedenen Menschen in Echtzeit zusammenzuarbeiten, dich von überall aus zu verbinden und deinen Alltag zu vereinfachen, indem du besser organisiert bist. Im Grunde unterstützt dich Microsoft 365 mit dem Aufbau einer IT-Infrastruktur. Mit den integrierten Sicherheitsfunktionen von Microsoft kannst du all das und noch viel mehr mit ruhigem Gewissen tun – in dem Wissen, dass deine persönlichen Informationen, Apps, Daten und Geräte geschützt sind

Es gibt verschiedene Pläne für Microsoft 365 für den privaten Gebrauch, für kleine, mittlere und große Unternehmen sowie für Schulen und gemeinnützige Organisationen. Je nach Branche kannst du den besten Plan für deine Bedürfnisse auswählen. In diesem Artikel gehen wir auf einige weniger bekannte Funktionen von Microsoft 365 ein, die du noch nicht kennst.

 

Vorteile von Microsoft 365 für Unternehmen

Sicherheit

Mit 1 TB OneDrive Cloud-Speicher kannst du deine Dateien und Daten auf all deinen Geräten sichern und darauf zugreifen. Mit Personal Vault erhältst du eine zusätzliche Sicherheitsebene für deine wichtigsten Daten.

Produktivität

Mit Word, Excel und PowerPoint, die in einer einzigen mobilen Office-App für iOS und Android zusammengefasst sind, kannst du jederzeit und überall Dateien erstellen, speichern und mit deinem Team teilen.

Kreativität

Wenn du Microsoft 365 abonnierst, erhältst du Zugang zu einer Reihe von Premium-Vorlagen für PowerPoint, Word und Excel, einschließlich Fotos und 3D-Modellen, sowie Unterstützung für Bildschirmtinte. Das hilft dir, Zeit zu sparen und kreativer zu sein.

Konnektivität

Verwalte deine täglichen Aktivitäten über eine sichere App – Outlook, die deine E-Mails, deinen Kalender und deinen Dateizugriff umfasst. Das intelligente Design hilft dir, deine E-Mails unterwegs schnell zu sortieren.

Autonomie

Mit einem Microsoft 365-Abonnement erhältst du immer die neuesten Korrekturen, Funktionen und Sicherheitsupdates und hast immer technischen Support zur Hand. Du kannst wählen, ob du dein Microsoft 365 Abonnement monatlich oder jährlich bezahlst.

 

8 überraschende Funktionen von Microsoft 365

Wie bereits erwähnt, bietet Microsoft 365 eine Vielzahl von Vorteilen. Es ist nicht immer leicht den Überblick zu behalten und für solche fälle gibt es auch Experten für alles rund um Microsoft 365. Aber hier wollen wir dir einige neue Dinge in Microsoft 365 zeigen, von denen du vielleicht noch nichts gehört hast. Lass uns also in diesem Abschnitt 8 Dinge besprechen, die du noch nicht über Microsoft 365 wusstest.

 

1. Dynamische Planung von wiederkehrenden Meetings in Microsoft 365

Da die hybride Arbeitsweise zur neuen Normalität geworden ist, ist die durchschnittliche Anzahl der Meetings und Chats in den letzten Jahren stetig gestiegen. Die Zeit, die in Microsoft Teams Meetings verbracht wird, hat sich weltweit mehr als verdoppelt (2,5X) und steigt, abgesehen von einem Feiertagstief im Dezember, weiter an. Das durchschnittliche Meeting dauert 10 Minuten länger, von 35 auf 45 Minuten.

Der durchschnittliche Teams-Nutzer verschickt  dazu noch 45 Prozent mehr Chats pro Woche und 42 Prozent mehr Chats pro Person nach Feierabend, wobei die Zahl der Chats pro Woche weiter steigt.

Microsoft 365 macht es einfach, das Volumen der Meetings mit Scheduler und Microsoft Bookings zu verwalten. Du kannst die Zeit, die du mit Hin- und Herdiskussionen verbringst, reduzieren, indem du Meetings planst. Die Nutzer/innen können einen virtuellen Assistenten nutzen, um dynamisch wiederkehrende Meetings einzurichten. 

Wiederkehrende Besprechungen, die von Scheduler verwaltet werden, verhalten sich anders als herkömmliche wiederkehrende Besprechungen in Outlook. Die dynamischen Besprechungsserien von Scheduler werden um den vollen Terminkalender des Nutzers herum geplant und um deinen Kalender offen zu halten und Konflikte zu minimieren, wird jeweils ein Termin der Besprechungsserie geplant.

Wie verwende ich dynamische wiederkehrende Besprechungen in Scheduler in Microsoft 365?

Wenn du eine E-Mail an den Besprechungsteilnehmer schickst, kopierst du einfach Cortana. Frage Cortana nach der Einrichtung der wiederkehrenden Besprechung und das war’s! Cortana wird die Anfrage bearbeiten.

Bitte beachte, dass Scheduler ein Add-on zur Microsoft 365 Lizenz ist.

 

2. Nachverfolgung der Buchungsumsetzung in Microsoft 365

Um dir die mühsame Planung und Verwaltung von Terminen zu ersparen, nutzt du Bookings, um Termine mit Mitarbeitern, Partnern und Kunden zu buchen. Du kannst einen Buchungskalender freigeben und der Empfänger kann sich einfach einen freien Termin aussuchen. Wenn du ihn als Teil deiner Marketingkampagne mit deinen Kunden teilst, hilft er auch dabei, die Konversionen deiner digitalen Kampagne zu verfolgen.

Wie lassen sich Konversionen mit Bookings in Microsoft 365 verfolgen?

Du kannst dem Buchungskalender-Link eine ID hinzufügen. Wenn der Nutzer oder Kunde auf den Link klickt, um ein Treffen zu buchen, wird diese ID weitergegeben und in die verfügbaren Exportdaten aufgenommen.

 

3. Erreichbarkeits-Erinnerungs-App für Microsoft 365

Diese neue Funktion wurde erst kürzlich, im Jahr 2022, für Microsoft 365-Nutzer/innen allgemein verfügbar gemacht. Diese Funktion hilft allen, gleichberechtigt zusammenzuarbeiten, auch Menschen mit Behinderungen. Die Accessibility Reminder App ist in Microsoft Word, Excel und PowerPoint für das Web und den Desktop verfügbar. Mit einem einfachen Kommentar kannst du deine Kollegen darauf hinweisen, dass du oder jemand in der Gruppe eine barrierefreie Version des Dokuments benötigt.

Wie aktiviere und verwende ich die App „Accessibility Reminder“?

Wenn du dich in deiner Microsoft 365-Anwendung – Word, PowerPoint oder Excel – befindest, klickst du auf das Menü Einfügen und wählst dann Add-ins abrufen. Suche in der Suchleiste nach „Reminder“ und klicke auf die Option „Accessibility Reminder, a Microsoft Garage project“ hinzufügen. Wenn du die Datenschutzbestimmungen und die Lizenzbedingungen akzeptierst und auf „Weiter“ klickst, siehst du die Registerkarte „Accessibility Reminder“.

– Damit kannst du benutzerdefinierte Kommentare erstellen, um Autoren der Dokumente zu benachrichtigen, einschließlich Nachrichten, Schulungslinks und mehr.

– Sieh dir die Schulungsinhalte an, um mehr darüber zu erfahren, wie du und andere Probleme mit der Barrierefreiheit beheben können.

– Nachfolgend siehst du einen Screenshot des Kommentars „Accessibility Reminder“, der zu einem Dokument hinzugefügt wurde. 

 

4. Mit der Vorlesefunktion in Word für Tablets kannst du deinen Text „überprüfen“.

Diese äußerst nützliche Funktion war bisher in Word für Mobil- und Desktopgeräte verfügbar und ist jetzt auch in Word für iPad und Android-Tablets verfügbar. Die Funktion „Vorlesen“ nutzt die fortschrittliche Text-to-Speech-Technologie, um Text in Sprache umzuwandeln und so Fehler in deinen Texten zu erkennen. Diese Funktion hilft auch deinen Augen, sich eine Pause zu gönnen, indem du dir Dokumente anhörst, die von anderen erstellt wurden. Sie wurde mit Hilfe von Azure Cognitive Services entwickelt und bietet ein natürliches Hörerlebnis.

Wie verwende ich die Vorlesefunktion in Word oder Outlook?

Öffne dein Word-Dokument. Tippe auf der Registerkarte Überprüfung auf Vorlesen. Die App beginnt den Text an der Stelle vorzulesen, an der du den Cursor platziert hast.

Hinweis: Mit der Vorlesefunktion kannst du die Lesegeschwindigkeit ändern, zwischen verschiedenen Stimmen wechseln und das Lesen unterbrechen und fortsetzen.

 

5. Verpasse nie wieder eine wichtige Nachricht mit dem neuen Desktop Message Alert

Wenn du auf ein juristisches Dokument von deinem Chef oder auf eine wichtige Bestellung von einem Kunden wartest, aber Arbeit zu erledigen hast, die dich davon abhält, in deiner Outlook-Nachrichtenliste zu bleiben, mach dir keine Sorgen! Die neuen Elementwarnungen von Outlook informieren dich, wenn eine eingehende Nachricht deinen spezifischen Kriterien entspricht. Sie zeigt die Nachricht über allen anderen Anwendungen an, an denen du gerade arbeitest, damit du die wichtige Nachricht nicht verpasst.

Die angezeigten Informationen variieren je nach dem Element, das du in deinem Posteingang erhältst.

Hinweis: Wenn du die Nachricht auf der Desktop-Benachrichtigung lesen möchtest, musst du sie sichtbar halten, indem du den Mauszeiger über die Benachrichtigung hältst, bevor sie ausgeblendet werden kann.

Wie schalte ich Desktop-Benachrichtigungen ein oder aus?

Wähle Datei > Optionen> Mail

Deaktiviere unter Nachrichteneingang das Kontrollkästchen Benachrichtigungen ausschalten oder Desktop-Benachrichtigung anzeigen und wähle dann OK.

 

6. Verbessertes Scroll-Erlebnis in Microsoft Excel

Wenn du in großen oder sehr breiten Zellen navigierst, kannst du problemlos durch dein Blatt scrollen. Um alle Daten zu sehen, musst du nicht mehr auf die Zelle oben links in deiner Anzeige rasten. Selbst wenn du den Bildlauf in einer Spalte oder Zeile anhältst, springt Excel nicht weiter, was bei großen Zellen von großem Vorteil ist. Diese Verbesserungen funktionieren mit einem Touchscreen, Touchpad, einer Maus, einem Mausrad oder dem Ziehen der Bildlaufleiste.

Das Scrollen basiert standardmäßig auf der Höhe einer Excel-Zeile. Mit einem Touchpad oder einer Präzisionsmaus kannst du jeweils ein Pixel scrollen. Wenn deine Windows-Maus jedoch so eingestellt ist, dass sie bei jedem Klick mit dem Mausrad eine Textzeile verschiebt, ersetzt sie das Verhalten von Excel.

 

7. Zeige deinen Mitarbeitern oder Schülern mit der Praise App deine Wertschätzung

Da in fast allen Unternehmen und Schulen die Arbeit von zu Hause aus möglich ist, sind Motivation und Wertschätzung wichtiger denn je! Das ist mit Microsoft Teams möglich. Du hast eine Auswahl an vorgefertigten Lob-Plaketten, mit denen du die Leistungen deiner Angestellten, Schüler/innen und Mitarbeiter/innen anerkennen kannst. Ein Lob an dein Team zu senden war noch nie so einfach!

Wie verwende ich die Lob-Plaketten in Microsoft Teams?

Admins haben die Kontrolle darüber, auf welche Abzeichen du Zugriff hast. Befolge die folgenden Schritte, um ein Lob zu teilen. Wähle in dem Bereich, in dem du eine neue Nachricht schreibst, Lob oder Messaging-Erweiterungen aus. Wenn du ein Abzeichen ausgewählt hast, füge den Namen der Person hinzu, die du loben möchtest, und füge dann eine Beschreibung hinzu (optional). Wenn alles gut ist, wähle Senden.

 

8. Professionelle Diagramme mit Visio erstellen

Mit Visio für das Web oder Microsoft Teams kannst du jederzeit und mit jedem Diagramme erstellen, bearbeiten und teilen. Mit Visio kannst du grundlegende Netzwerkdiagramme, Flussdiagramme, Blockdiagramme, Venn-Diagramme und Geschäftsmatrizen erstellen. 

Vorteile von Vision:

• Du bekommst ein vertrautes Werkzeug – wie bei anderen Office 365 Apps. Du kannst einfach auf Visio-Dateien zugreifen, sie bearbeiten und überprüfen, die von deinen Kollegen freigegeben wurden, oder schnell eine Vorlage finden.
• Du kannst zusammen mit deinen Kollegen in Echtzeit an Visio arbeiten.
• Du kannst neue Diagramme erstellen und bestehende Diagramme in Teams speichern. Du kannst ein Visio-Diagramm als Registerkarte in einem Teams-Kanal oder Chat hinzufügen.
• Du kannst deine Diagramme oder Teile davon als PNG- oder JPEG-Datei mit Anpassungsoptionen für Transparenz, Größe und Auflösung exportieren. Dann kann das Diagramm zu anderen Office-Dateien hinzugefügt werden.
• Mit Visio kannst du das Add-in Data Visualizer verwenden, um automatisch grundlegende Flussdiagramme, funktionsübergreifende Flussdiagramme und Organigramme in Excel zu erstellen. Du kannst auch Verbindungen und Formen einfügen und Daten aus Excel-Tabellen verknüpfen.